Засади використання автоматизованої системи документообігу

1. ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням зборів суддів

Красноармійського міськрайонного суду

Донецької області

(протокол № 23 від 21.09.2015 року)

ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи документообігу

Красноармійського міськрайонного суду Донецької області

(в редакції, затвердженій рішенням зборів суддів

Красноармійського міськрайонного суду Донецької області

(протокол № 2 від 15.05.2024)

1. Загальні положення

Засади використання автоматизованої системи документообігу Красноармійського міськрайонного суду Донецької області (далі Засади) визначають правила застосування Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі Положення про АСДС) з урахуванням юрисдикції та інстанційності суду, норм процесуальних кодексів та законів України.

1.1. Особливості функціонування автоматизованої системи в суді

1.1.1. В Красноармійському міськрайонному суді Донецької області використовується комп’ютерна програма "Д-3", розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.

1.1.2. Порядок функціонування автоматизованої системи в суді визначається Положенням про АСДС та цими Засадами.

1.2. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи

1.2.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в Красноармійському міськрайонному суді Донецької області визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

1.2.2. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням про АСДС інформацію та несуть згідно із чинним законодавством України відповідальність за її достовірність.

1.2.3. Внесення змін до бази даних автоматизованої системи здійснюється користувачами автоматизованої системи в разі необхідності, що підтверджується матеріалами судової справи, виявлення технічних помилок, описок або неповноти внесеної ними відповідно до своїх прав інформації.

1.2.4. Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги Положенням про АСДС, цих Засад та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

1.2.5. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

1. Особливості розподілу судових справ між суддями суду

В Красноармійському міськрайонному суді Донецької області розподіл судових справ здійснюється у відповідності до Положення про АСДС з урахуванням особливостей визначених цими Засадами.

Розподіл судових справ здійснюється в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженими керівником апарату суду особами, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

Після автоматизованого розподілу судових справ відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді, а судові справи, які за законом мають розглядатися невідкладно, - негайно після автоматизованого розподілу.

Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3. пункту 2.3. Положення про АСДС, цих Засад, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.

2.1. Табель робочих днів суддів

2.1.1. Табель робочих днів суддів в автоматизованій системи документообігу суду ведеться консультантом суду (по роботі з персоналом) або іншою особою, уповноваженою керівником апарату суду.

2.1.2. Інформація про відсутність судді у зв’язку із перебуванням у відпустці та відрядженні вноситься до табелю робочих днів на підставі відповідного наказу голови суду (особи, яка виконує його обов’язки).

2.1.3. Інформація про відсутність судді у зв’язку із тимчасовою непрацездатністю вноситься до табелю робочих днів на підставі усного повідомлення судді голови суду (особи, яка виконує його обов’язки), підтвердженого в подальшому належно оформленим листком тимчасової непрацездатності.

2.1.4. Інформація про перебування судді (суддів) в нарадчій кімнаті для постановлення судового рішення у справі вноситься до табелю робочих днів, якщо вона триває більш, ніж 2 робочих дні.

Відомості про перебування судді (суддів) в нарадчій кімнаті вносяться на підставі службової записки головуючого у справі судді, за резолюцією голови суду (особи, яка виконує його обов’язки).

Службова записка має містити інформацію про час видалення судді (суддів) до нарадчої кімнати та час виходу з неї. У разі необхідності до службової записки може бути долучено копію журналу судового засідання

2.3. Спеціалізація суддів

2.3.1. Відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» зборами суддів Красноармійського міськрайонного суду Донецької області обираються судді, уповноважені здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, та слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному проваджені в порядку, передбаченому процесуальним законом.

2.3.2. Спеціалізація суддів з розгляду конкретних категорій судових справ запроваджується зборами суддів суду.

Спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу не менше двох суддів на одну спеціалізацію.

2.3.3. В Красноармійському міськрайонному суді Донецької області запроваджена спеціалізація суддів з розгляду:

- справ (матеріалів) кримінального судочинства та справ про адміністративні правопорушення;

- справ (матеріалів) цивільного та адміністративного судочинства.

2.4. Засади формування колегії суддів

2.4.1. Якщо розгляд судової справи здійснюється колегіально, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою з урахуванням запровадженої спеціалізації.

2.4.2. У випадку неможливості утворити автоматизованою системою документообігу суду склад колегії суддів для розгляду кримінальної справи (провадження) із числа суддів, які мають спеціалізацію з розгляду справ (матеріалів) кримінального судочинства та справ про адміністративні правопорушення, з підстав, передбачених підпунктом 2.3.3. пунктом 2.3.

Положення про АСДС, що підтверджується звітом про неможливість розподілу судової справи, залучати для розгляду даної судової справи суддів, які мають спеціалізацію з розгляду справ (матеріалів) цивільного та адміністративного судочинства.

2.4.3. У випадку неможливості продовження розгляду справи одним із суддів-членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядженням керівника апарату суду на виконання службової записки головуючого у справі судді з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23. пункту 2.3. Положення про АСДС.

2.5. Особливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ між суддями суду

2.5.1. Слідчим суддям суду не розподілятимуться судові справи із судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом (в тому числі клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню, що передаються раніше визначеному слідчому судді), що надійшли за 3 робочих дні, якщо відпустка менше 14 календарних днів та за 5 робочих днів, якщо відпустка 14 і більше календарних днів, а всі інші категорії справ – за 14 днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше 14 календарних днів.

2.5.2. У випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється в алфавітному порядку між усіма суддями суду, які мають на момент розподілу справ повноваження для здійснення процесуальних дій, з урахуванням спеціалізації та з дотриманням принципу черговості.

2.5.3. У вихідні, святкові та неробочі дні відповідно до встановленого головою суду графіку чергування здійснюється розподіл:

• судових справ із судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом;
• заяв про відвід слідчих суддів суду;
• справ про адміністративні правопорушення, по яким правоохоронні органи доставляють правопорушників до суду в день надходження відповідного адміністративного матеріалу;
• судових справ, пов'язаних із виборчим процесом та процесом проведення референдуму.

2.5.4. У разі, якщо суддею було повідомлено про його тимчасову непрацездатність протягом робочого дня, судові справи, які надійшли та розподілену даному судді в цей день, підлягають повторному автоматизованому розподілу за рішенням зборів суддів суду на підставі службової записки даного судді, якщо його відсутність призведе до порушення строків розгляду цих судових справ.

На вимогу голови суду (особи, яка виконує його обов’язки) особа, відповідальна за здійснення автоматизованого розподілу судових справ, надає довідку про перелік судових справ, які надійшли до суду та розподілені даному судді.

2.5.5. У разі, якщо слідчому судді, у період його перебування в нарадчій кімнаті на строк менш, ніж 2 робочих дні, автоматизованою системою розподілена судова справа (включаючи випадки розподілу справи шляхом передачі її раніше визначеному у судовій справі суді), з матеріалів якої вбачається необхідність її розгляду в строк, який закінчується раніше ніж суддя вийде з нарадчої кімнати, - така судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу з метою недопущення порушення строків її розгляду.

2.5.6. У випадку відсутності слідчого судді клопотання, заяви, скарги під час досудового розслідування, що перебувають у його провадженні, передаються до канцелярії суду для повторного автоматизованого розподілу у разі необхідності невідкладного їх розгляду.

2.5.7. У разі задоволення відводу або самовідводу судді повторний автоматизований розподіл справ або заміна судді, який входить до складу колегії суддів, здійснюється за розпорядженням керівника апарату, на підставі судового рішення про задоволення відводу (самовідводу) судді або заяви судді про самовідвід.

2.6. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

2.6.1. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судово справи крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому Судді, ухвалу якого скасовано чи у провадженні якого перебувала або перебуває судова справа.

У разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала зазначена судова справа на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3. п.2.3 Положення про АСДС,- судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу.

2.6.2. Відповідно до підпунктів 2.3.44. - 2.3.45. пункту 2.3. Положення про АСДС раніше визначеному в судовій справі головуючому суді передаються:

• судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз’яснення судового рішення, повернення судового збору;
• судові справи про перегляд заочного рішення;
• судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов’язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368 - 373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259 - 264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, розділом 8 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;
• клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті судом;
• матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
• судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила кілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;
• зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;
• заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;
• заяви про відновлення втраченого судового провадження;
• заяви про забезпечення позову, доказів;
• клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

2.6.3. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (слідчого судді) у випадках надходження:

• матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України, у разі необхідності вирішення питання про продовження строку запобіжного заходу;
• клопотань та скарг по одному кримінальному провадженню, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу між усіма суддями, які мають на час розподілу повноваження щодо їх розгляду.

Решта судових справ та матеріалів, зазначених у п.2.6.2. Засад, розподіляються шляхом передачі їх раніше визначеному судді, навіть за відсутності його на роботі. Судові справи передаються судді у перший його робочий день.

2.6.4. У разі, якщо раніше визначений в судовій справі головуючий суддя на день розподілу судової справи, зазначеної у п.2.6.1. та п.2.6.2. цих Засад, немає спеціалізації з її розгляду, такі судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями суду, які мають спеціалізацію з її розгляду.

2.6.5. Розподіл заяв (клопотань, подань) у судових справах, які були розглянуті судом до 01.01.2011 та обліково-статистичні картки на які відсутні в автоматизованій системі, здійснюється:

• у разі, якщо раніше визначений у судовій справі головуючий суддя має спеціалізацію з їх розгляду, - із застосуванням «Протоколу розподілу (не автоматично)»;
• у разі, якщо раніше визначений у судовій справі головуючий суддя немає спеціалізації з їх розгляду, - шляхом автоматизованого розподілу.

2.7. Коефіцієнт адміністративних посад

2.7.1. В автоматизованій системі документообігу Красноармійського міськрайонного суду Донецької області для суддів, які обрані на адміністративні посади, встановлюється наступний коефіцієнт:

• голова суду - 0,8;
• заступник голови суду - 0,8.

2.7.2. Коефіцієнт адміністративної посади може бути змінено за рішенням зборів суддів Красноармійського міськрайонного суду Донецької області.

ІІІ. Прикінцеві положення

Засади використання автоматизованої системи документообігу Красноармійського міськрайонного суду Донецької області затверджуються рішенням зборів суддів Красноармійського міськрайонного суду Донецької області і вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів, та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України.

У разі необхідності, збори суддів Красноармійського міськрайонного суду Донецької області новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу Красноармійського міськрайонного суду Донецької області, які вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України не пізніше наступного робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

Дані Засади набирають чинності з дня, наступного за днем їх затвердження.